الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية

تفاصيل البرنامج التدريبي

تعتبر دورة "الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية" برنامجاً تدريبياً متكاملاً يهدف إلى تطوير مهارات المشاركين في إدارة وتنظيم المهام المكتبية بكفاءة عالية. تتضمن الدورة موضوعات متنوعة تغطي مهارات التواصل الفعال، إدارة الوقت، استخدام تطبيقات الأعمال المكتبية الرئيسية، وتنظيم الأرشيف والمستندات.

أهداف البرنامج التدريبي

سيكون كل مشارك في نهاية الدورة قادراً على:

• القيام بعملية أرشفة الملفات بطريقة مرتية و حديثة وحفظها بطريفة يسهل الرجوع إليها.
• صياغة التقارير الداخلية والخارجية والتعامل مع البريد الإلكتروني في المراسلات.
• ملماً بأعمال السكرتارية من تنسيق مواعيد، صياغة محاضر اجتماعات، تحديد أولويات العمل و التعامل مع ضغوطات العمل كي يقدّم دعم للمدير و فريق العمل.
• ألتعامل مع الحاسب الآلي بكفاءة عالية من حيث تحديد مواعيد اجتماعات, المراسلات الإلكترونية,، أعداد جداول للعمل.
• أن يصبح مستقلا في أداء مهامه دون الحاجة إلى أشراف مستمر.
• ماهرا في التواصل مع العملاء أو الموظفين بطريقة لبقة.

محتوى البرنامج التدريبي

• المحور الأول :الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :
• المحور الثاني: إعداد التقارير والمراسلات:
• 1.مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
• 2.أهمية التقارير للإدارة.
• 3.القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
• 4.خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
• 5.أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
• 6.الأشكال التوضيحية في التقارير.
• 7.الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
• 8.الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير
• المحور الثالث: مهارات السكرتارية الحديثة:
• 1.دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
• 2.مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
• 3.إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
• 4.تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.
• 5.التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
• 6.تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .
• 7.السكرتارية الإلكترونية.
• 8.استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
• المحور الرابع: السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
• 1.العملية الإدارية المكتبية.
• 2.مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
• 3.مهارات الاتصال.
• 4.إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• 5.تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.
• 6.التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• 7.البيئة المادية في المكتب الحديث.
• 8.المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
• 9.التجهيزات والتقنيات المكتبية.
• 10.أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
• المحور الخامس: السكرتارية الإلكترونية:
• 1.الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• 2.أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• 3.إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• 4.عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• 5.تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• 6.تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• 7.تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• 8.التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• 9.الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).
• المحور السادس: التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت:
• 1.مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• 2.العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
• 3.تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
• 4.مهارات استخدام الهاتف.
• 5.بناء الشخصية الهاتفية.
• 6.جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية.