الأدوات التقنية لإدارة المكتب

تفاصيل البرنامج التدريبي

• تعد السكرتارية وإدارة المكاتب من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم  جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب. وتعد السكرتارية  هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات والاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل. تهدف دورة السكرتاريا وإدارة المكاتب إلى تزويد المشاركين بالأسس والمفاهيم العلمية الحديثة في مجالات عمل السكرتارية وإدارة الأعمال المكتبية ومهارات قواعد الإتيكيت والبرتوكول وكذلك تنمية مهاراتهم بتنظيم الاجتماعات وأساليب التعامل مع الآخرين والسلوكيات الواجب إتباعها في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية. يتميز هذا البرنامج التدريبي بأنه يتناول العديد من المهارات المكتبية والإدارية فيما يتعلق بمهارات السكرتاريا وفنون إدارة المكاتب، بالإضافة إلى التدريب العملي على أحدث وسائل الأرشفة الإلكترونية وتداول البيانات والوثائق من خلال الاستفادة من المزايا التي يقدمها الأرشيف الإلكتروني.

أهداف البرنامج التدريبي

• إطلاع المشاركين على كل ما هو حديث في علم السكرتارية
• الإلمام بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة فى إدارة المخطوطات والمحفوظات والتطبيقات
• الإلكترونية فى الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات المتبعة
• إتقان توظيف الوسائل والمهارات لبناء أرشيف إلكتروني متكامل والتعريف بأسس تداول البيانات والمعلومات من خلاله بأمان
• إكساب المشاركين المعارف و الخبرات و المهارات الإدارية و الفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الإتصال
• و التنسيق بين الإدارة العليا و باقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال و إنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة
• الإلمام بالمهارات اللازمة لإدارة المكاتب الحديثة
• تمكين المشاركين من اعداد المخاطبات الرسميه و تقارير العمل
• إطلاع المشاركين على المهام الفعلية لمدير المكتب
• تنمية و تطوير قدرات و مهارات العاملين لتعلم كيفية تحديد الأولويات والتعامل مع مهام متعددة

محتوى البرنامج التدريبي

المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب

• السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب 
• أعمال السكرتارية التنفيذية 
• مهام وواجبات ووظائف السكرتير
• العمل المكتبي وأهميته 
• تنظيم وإدارة المعلومات 
• والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية

المعارف الداعمة لأعمال  السكرتارية الحديثة

• مهارات الإدارية الذاتية والسلوكية
• مهارات الاتصال والابتكار 
• مهارات إعداد وكتابة التقارير 
• مهارات إدارة المكاتب للسكرتارية
• المهارات المهنية لمدراء المكاتب 
• نظام المعلومات الإداري ودور مدير المكتب
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها
• تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية

التنظيم الإلكتروني للوثائق

• المفاهيم الحديثة في إدارة الوثائق
• طرق التصنيف والفهرسة
• متطلبات الأرشفة الالكترونية
• خصائص الأرشفة الالكترونية
• طرق صيانة الملفات
• البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
• الحماية من الاخطار الالكترونية
• أهم برامج الأرشفة الالكترونية
• التقنيات الحديثة في ميكنة المحفوظات والوثائق

فن ادارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

• إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات.
• إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان.
• إعداد وكتابة المحاضر والجلسات والتقارير الفعالة.
• كيفية مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر.
• مهارات الاتصال والتواصل
• العمل في فريق

التخطيط  والتنفيذ لإدارة الارشيف الإلكتروني

• مرحلة المسح والدراسة
• مرحلة التحليل
• بناء واعتماد  خطط الحفظ  الزمنى  والإتلاف والتصوير الضوئي
• اختيار البرمجيات والأجهزة الملائمة
• مرحلة تحضير الوثائق والملفات
• مرحلة التصوير الضوئي
• مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة
• مرحلة الفهرسة
• مرحلة إعادة الملفات