السكرتارية التنفيذية

الهدف العام للبرنامج:

تطوير مهارات المتدربين في مجال السكرتارية والإدارة المكتبية لضمان تحسين الأداء الوظيفي في بيئات العمل. تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للتعامل مع المهام الإدارية المختلفة مثل إدارة المراسلات، تنظيم الاجتماعات، إعداد التقارير، استخدام برامج الحاسوب المكتبية بكفاءة، وتنظيم الوقت والمهام.

محاور البرنامج:

• تعريف السكرتارية التنفيذية وأهمية دورها في بيئة العمل.
• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية التقليدية.
• كيفية تنظيم الوقت وتحديد الأولويات.
• استراتيجيات لإدارة المهام اليومية بشكل فعال.
• تقنيات تحديد المواعيد وتنظيم الجدول الزمني.
• طرق كتابة الرسائل والمذكرات الرسمية.
• إعداد تقارير العمل والاجتماعات.
• التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الرقمية.
• تحضير وتنظيم الاجتماعات (جدول الأعمال، الدعوات، التوثيق).
• مهارات التنسيق أثناء الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.
• إدارة المواعيد والتنسيق بين مختلف الأطراف.
• التعرف على الأدوات المكتبية وبرامج الحاسوب (مثل برامج Microsoft Office).
• الأرشفة وإدارة الوثائق والمعلومات.
• تحسين نظم إدارة البيانات والمعلومات.
• تحسين مهارات التواصل الشفوي والكتابي.
• التعامل مع الأشخاص بمهارة في المواقف المختلفة.
• مهارات الاستماع الفعّال وكتابة التقارير والمراسلات.
• تنظيم وتصنيف الملفات الورقية والإلكترونية.
• حفظ واسترجاع الوثائق بشكل فعال وآمن.
• حماية المعلومات السرية والمعلومات الحساسة.
• استراتيجيات التعامل مع ضغوط العمل المتزايدة.
• تحسين القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• مبادئ السلوك المهني في بيئة العمل.
• أهمية السرية والاحترام في التعامل مع الزملاء والمديرين.
• التعامل مع القيم والمبادئ في مكان العمل.

الأهداف التفصيلية للبرنامج:

• تمكين المتدربين من فهم المفاهيم الأساسية للسكرتارية التنفيذية.
• تعريف المتدربين بالفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية التقليدية.
• تطوير الفهم حول أهمية السكرتير التنفيذي في تحسين سير العمل داخل المؤسسات.
• تعليم المتدربين كيفية تنظيم الوقت وتحديد الأولويات اليومية.
• تطبيق تقنيات الجدولة الحديثة لضمان التوازن بين المهام المختلفة.
• تعزيز مهارات تحديد الأولويات بناءً على الأهداف القصيرة والطويلة المدى.
• تعلم كيفية كتابة رسائل، مذكرات، وتقارير بشكل رسمي واحترافي.
• تدريس المهارات الأساسية لإعداد التقارير الدورية واستخدام الأسلوب المناسب.
• تطوير القدرة على التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الرقمية بفعالية.
• تعليم كيفية تحضير جدول أعمال الاجتماعات وتنظيم المواعيد.
• تنمية المهارات في إدارة الاجتماعات وتوثيق الملاحظات ومحاضر الاجتماعات.
• تدريب على كيفية التنسيق بين الفرق المختلفة أثناء الاجتماعات وتوزيع المهام.
• تعليم المتدربين كيفية استخدام برامج إدارة الأعمال مثل Microsoft Office وGoogle Workspace.
• تطوير مهارات الأرشفة وتنظيم الملفات باستخدام الأنظمة الرقمية والمكتبية.
• تدريب المتدربين على إدارة البيانات وتخزين المعلومات بشكل آمن.
• تعليم أساسيات الاتصال الشفوي والكتابي بفعالية.
• تطوير مهارات الاستماع والتفاعل مع الآخرين بشكل بناء.
• تعزيز القدرة على التواصل مع المديرين والزملاء والعملاء بطريقة مهنية.
• تدريس طرق حفظ وتنظيم الملفات بشكل يضمن سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• تعليم استراتيجيات إدارة البيانات وحمايتها من الفقدان أو التلف.
• تدريب على حماية المعلومات الحساسة والسرية وفقاً للمعايير المهنية.
• تدريب على كيفية التعامل مع المواقف الطارئة وضغوط العمل بشكل فعال.
• تنمية القدرة على اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة في حالات الطوارئ.
• تعليم استراتيجيات لإدارة التوتر والحفاظ على الأداء العالي في بيئات العمل المزدحمة.
• تطوير مهارات ترتيب المواعيد وتنظيم العمل اليومي.
• تعلم كيفية تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر قابلة للتحقيق.
• تعزيز مهارات إدارة الفرق الصغيرة والتعاون مع الزملاء.
• تعليم المتدربين أهمية الأخلاقيات المهنية في بيئة العمل.
• تعزيز مبادئ السرية والاحترام في التعامل مع المعلومات الشخصية والسرية.
• تقوية فهم المسؤولية الوظيفية والسلوكيات المهنية.