إدارة الاجتماعات

الهدف العام للبرنامج:

تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتنظيم وتوجيه الاجتماعات بفعالية. يتضمن ذلك تعلم كيفية التخطيط الجيد للاجتماعات، تحديد الأهداف بوضوح، إدارة الوقت، وتحفيز المشاركين على المشاركة الفعالة، والتأكد من تحقيق نتائج ملموسة وقرارات عملية.

محاور البرنامج:

• أهمية الاجتماعات في بيئة العمل.
• أنواع الاجتماعات (الاجتماعات اليومية، الاجتماعات الاستراتيجية، الاجتماعات الإدارية، وغيرها).
• الأهداف المرجوة من الاجتماعات.
• تحديد الهدف من الاجتماع بوضوح.
• إعداد الأجندة وتنظيم المحتوى.
• اختيار المشاركين المناسبين ودعوتهم.
• تحديد الوقت والمكان المناسبين.
• تجهيز المواد والمستندات الضرورية.
• تحديد الوقت المحدد للاجتماع.
• كيفية تجنب الانحرافات وإبقاء المناقشات ضمن الموضوعات المحددة.
• استراتيجيات لضمان أن الاجتماع يظل ضمن الوقت المحدد.
• تحفيز المشاركة الفعالة من الجميع.
• تقنيات إدارة الحوار وحل النزاعات.
• كيفية التعامل مع الأشخاص المهيمنين أو الذين يعرقلون الاجتماع.
• التعامل مع الآراء المختلفة واستخلاص النتائج المفيدة
• أهمية تدوين محاضر الاجتماع.
• ما يجب تضمينه في محاضر الاجتماع (القرارات، المهام، المواعيد النهائية).
• كيفية توزيع محاضر الاجتماع والمتابعة عليها.
• كيفية إنهاء الاجتماع بشكل فعال.
• التأكد من وضوح المسؤوليات والمواعيد النهائية.
• خطة المتابعة بعد الاجتماع لضمان تنفيذ القرارات.
• كيفية تقييم فعالية الاجتماعات.
• أدوات وأساليب لتحسين الاجتماعات في المستقبل.
• التغذية الراجعة من المشاركين لتطوير الأداء.

الأهداف التفصيلية للبرنامج:

• التعرف على دور الاجتماعات في بيئة العمل وتأثيرها على أداء الفرق والمنظمات.
• فهم أنواع الاجتماعات المختلفة (اجتماعات رسمية، غير رسمية، اجتماعات عصف ذهني، إلخ).
• تحديد متى يجب عقد الاجتماع ومتى يكون من الأفضل تجنب عقده.
• تحديد أهداف واضحة للاجتماع قبل البدء.
• تحديد النتائج المتوقعة من كل اجتماع وكيفية قياس نجاح الاجتماع في تحقيق هذه الأهداف.
• ضمان أن جميع المشاركين يفهمون الهدف من الاجتماع ويعملون على تحقيقه.
• تعليم المشاركين كيفية إعداد أجندة فعالة للاجتماع مع تحديد النقاط الرئيسية.
• التأكد من أن الأجندة تتماشى مع الأهداف المحددة للاجتماع.
• تحديد المدة الزمنية المناسبة لكل بند في الأجندة.
• معرفة من يجب دعوته للاجتماع بناءً على الهدف المطلوب.
• تحديد الدور المتوقع لكل مشارك في الاجتماع.
• إرسال الدعوات بوقت كافٍ مع توفير كافة المعلومات المطلوبة (المكان، التاريخ، الأجندة، المواد المسبقة).
• تعليم المشاركين كيفية إدارة الوقت بشكل فعال خلال الاجتماع.
• استراتيجيات للتأكد من أن الاجتماع يسير وفقًا للجدول الزمني.
• كيفية تقليل المحادثات الجانبية وتحقيق التوازن بين عرض الآراء والتحكم في وقت الاجتماع.
• تطبيق تقنيات لزيادة مشاركة الجميع في النقاشات.
• التعامل مع المواقف الصعبة مثل الأشخاص الذين يهيمنون على الحديث أو الذين لا يشاركون.
• تشجيع الحوار البناء بين المشاركين.
• كيفية قيادة الاجتماع بشكل حازم وفعّال.
• التعامل مع الاختلافات بين الآراء بشكل إيجابي.
• ضمان تنفيذ النقاط الرئيسية دون الخروج عن الموضوع.
• تعليم المشاركين كيفية تدوين الملاحظات بشكل دقيق وفعال.
• كيفية كتابة محضر الاجتماع الذي يتضمن القرارات المتخذة، المسؤوليات، والمواعيد النهائية.
• التأكد من أن محضر الاجتماع يكون واضحًا ومفيدًا لجميع المشاركين.
• تلخيص النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة خلال الاجتماع.
• التأكد من وضوح المهام المستقبلية لكل شخص مع مواعيدها النهائية.
• تحديد آلية متابعة بعد الاجتماع للتأكد من تنفيذ القرارات.
• تعليم المشاركين كيفية تقييم فعالية الاجتماع بعد انتهائه.
• جمع التغذية الراجعة من المشاركين حول سير الاجتماع.
• تطبيق أساليب لتحسين الاجتماعات المستقبلية بناءً على التقييمات.

.