تنظيم الفعاليات وإدارة الاجتماعات باحترافية

وصف البرنامج التدريبية (الدورة التدريبية):

تنظيم الفعاليات وإدارة الاجتماعات بفعالية هما جزء أساسي من مهام موظفي السكرتارية، حيث يلعبون دورًا حيويًا في ضمان نجاح هذه العمليات بسلاسة واحترافية. تتطلب هذه المهام مهارات تنظيمية عالية ومعرفة بأفضل الممارسات لتنسيق الفعاليات والاجتماعات بكفاءة. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالأدوات والمهارات اللازمة لتنظيم الفعاليات وإدارة الاجتماعات باحترافية تُعزز من كفاءة العمل ودعم الإدارة.

الهدف العام من البرنامج التدريبي:

بنهاية الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

1. فهم أساسيات تنظيم الفعاليات وإدارة الاجتماعات بفعالية.
2. تطبيق مهارات تخطيط وإعداد الفعاليات والاجتماعات بدقة.
3. تطوير جداول أعمال مُنظمة وإدارة الوقت خلال الفعاليات والاجتماعات.
4. التعامل مع التحديات المرتبطة بالتنسيق واللوجستيات.
5. تعزيز مهارات التواصل والاحترافية خلال الفعاليات والاجتماعات.
6. إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير المرتبطة بدقة.

المستهدفون

• موظفو السكرتارية بمختلف المستويات.
• المساعدون الإداريون الذين يتعاملون مع تنظيم الفعاليات والاجتماعات.
• العاملون في الأقسام الإدارية الذين يتطلب عملهم التنسيق بين الفرق والإدارة.

محاور الدورة:

اليوم الأول: أساسيات تنظيم الفعاليات

• مفهوم تنظيم الفعاليات وأهميته في العمل الإداري.
• خطوات تخطيط الفعاليات: من الفكرة إلى التنفيذ.
• إعداد قائمة بالاحتياجات والمتطلبات اللوجستية.
• اختيار المكان المناسب والتنسيق مع الموردين.
• إدارة جدول الفعاليات والتأكد من توافق الأنشطة مع الأهداف.

اليوم الثاني: إدارة الاجتماعات باحترافية

• أهمية الاجتماعات الفعّالة في تحقيق أهداف المؤسسة.
• إعداد جدول أعمال الاجتماع وتنظيم المواعيد.
• تنسيق الدعوات وتأكيد الحضور.
• إدارة الوقت خلال الاجتماعات وضمان تحقيق الأهداف.
• التعامل مع التحديات مثل التأخير أو عدم التزام المشاركين.

اليوم الثالث: تطبيقات عملية وتقارير المتابعة

• إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير بدقة.
• التواصل الفعّال مع المشاركين والإدارة قبل وأثناء وبعد الفعالية أو الاجتماع.
• أمثلة ودراسات حالة على تنظيم فعاليات ناجحة.
• تحليل نتائج الفعالية أو الاجتماع وكيفية تحسينها في المستقبل.

المخرجات:

بنهاية الدورة، سيتمكن المشاركون من:

1. تخطيط وتنظيم الفعاليات بفعالية عالية.
2. إدارة الاجتماعات باحترافية وضمان تحقيق أهدافها.
3. التعامل مع التحديات اللوجستية وتقديم حلول مبتكرة.
4. تعزيز مهاراتهم في إعداد المحاضر والتقارير المرتبطة بالاجتماعات.
5. تطبيق أدوات وتقنيات حديثة لتطوير أدائهم في تنظيم الفعاليات والاجتماعات.
6. تقديم تجربة احترافية تساهم في تعزيز صورة المؤسسة.