إتقان إدارة الوقت والمهارات التنظيمية
Posted on 20th February 2025Duration
3 أيامCategories
Business, Office Productivity, Personal Development, Teaching & AcademicsSub Categories
Entrepreneurship, Management, Business Strategy, Career Development, Social Scienceوصف البرنامج التدريبية (الدورة التدريبية):
تلعب السكرتارية دورًا محوريًا في نجاح المؤسسات من خلال تنظيم الوقت والمهام بشكل احترافي. ومع
تزايد الأعباء والمهام اليومية، تصبح إدارة الوقت والمهارات التنظيمية أدوات أساسية لتعزيز الإنتاجية
والكفاءة. تهدف هذه الدورة إلى تمكين الموظفين العاملين في السكرتارية من تطبيق أفضل الممارسات في
تنظيم وقتهم ومهامهم اليومية لتحقيق أهداف المؤسسة ودعم الإدارة بشكل فعال.
الهدف العام من البرنامج التدريبي:
1. استيعاب أهمية إدارة الوقت في تحقيق النجاح في دورهم الوظيفي.
2. تحديد الأولويات وترتيب المهام اليومية بدقة وكفاءة.
3. تطوير استراتيجيات فعالة لتنظيم المواعيد والاجتماعات.
4. استخدام أدوات وتقنيات حديثة لتحسين الكفاءة التنظيمية.
5. تقليل التوتر الناتج عن تعدد المهام وتحقيق توازن بين العمل والحياة الشخصية.
6. تعزيز قدراتهم في دعم الإدارة من خلال إدارة الوقت بفعالية.
المستهدفون
موظفو السكرتارية بمختلف مستوياتهم.
المساعدون الإداريون الذين يطمحون إلى تحسين أدائهم اليومي.
العاملون في الأقسام الإدارية الذين تتطلب وظائفهم تنظيم الوقت والمهام.
المحاور
اليوم الأول: إدارة الوقت بفعالية في بيئة السكرتارية
أهمية إدارة الوقت في العمل السكرتاري.
تحليل الوقت: أين يضيع وقتك؟
مضيعات الوقت الشائعة في مهام السكرتارية وكيفية التغلب عليها.
التخطيط اليومي: كيف تضع خطة عمل منظمة؟
بناء جداول زمنية مرنة ومنطقية.
اليوم الثاني: المهارات التنظيمية لدعم الإدارة بفعالية
تنظيم المواعيد والاجتماعات: إعداد جداول دقيقة.
خطوات تنسيق الاجتماعات بفعالية: من الدعوات إلى محاضر الاجتماعات.
إدارة المكالمات والرسائل بفعالية.
تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية.
استخدام الأدوات الرقمية في تنظيم العمل (التقويمات، التطبيقات).
اليوم الثالث: التعامل مع تعدد المهام وتحقيق التوازن
ترتيب الأولويات باستخدام تقنيات احترافية.
إدارة ضغط العمل والتعامل مع المواعيد النهائية.
تقنيات تقسيم الوقت بين المهام اليومية.
تعزيز مهارات التواصل مع فريق العمل والإدارة.
تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية.
المخرجات:
بنهاية الدورة، سيتمكن المشاركون من:
1. تنظيم وقتهم بشكل فعال لدعم الإدارة وتحقيق الأهداف المؤسسية.
2. إعداد وتنظيم الاجتماعات والمواعيد بدقة.
3. استخدام أدوات وتقنيات حديثة لتحسين الإنتاجية والتنظيم.
4. التعامل مع تعدد المهام وضغط العمل بكفاءة وهدوء.
5. تحسين التفاعل مع فريق العمل والإدارة العليا من خلال تنظيم مهامهم اليومية.
