إعداد ملخصات التقارير والمذكرات الداخلية

تفاصيل البرنامج التدريبي

• يتطلب النجاح في عالم الأعمال المعاصر الاتصال بوضوح، وبطريقة تلبي احتياجات المتلقي وتمكنه من إيصال رسالة واضحة ومحددة؛ سواء كانت هذه الرسالة عن طريق الخطابات أو الايميل. والخطابات هي الطريقة الرئيسية للتواصل مع معظم الناس والتي يعاني الكثيرون من عدم إتقانها ومن ثم يرغب المتخصصون في مجال الأعمال على جميع المستويات بالحصول على أسلوب سريع وسهل للتعامل مع أي مهمة كتابية وتحليل احتياجات جمهورهم وتنظيم كتاباتهم لتحقيق أقصى قدر من الفعالية والكتابة بطريقة واضحة ومهنية. ومما لا شك فيه أن الاتصال السليم يساعد على إنجاز الأهداف المخطط لها مسبقا بالصورة الصحيحة، وذلك بنقل المعلومات بصورة واضحة وكاملة وشاملة للحقيقة وبلغة سليمة وخالية من الأخطاء، ومتضمنة للكلمات الصحيحة والفقرات الواضحة؛ سواء كان الاتصال شفهي أو كتابي أو مرئي حتى يجنب مستقبل الرسالة الوقوع في خطأ نتيجة لسوء الفهم.

أهداف البرنامج التدريبي

• الإلمام بمهارة كتابة التقارير والخطابات ومحاضر الاجتماع
• اكتساب المهارات الإدارية والسلوكية لصياغة المذكرات و التقارير
• تعلّم فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير )
• اكتساب مهارة التواصل بالكتابة من خلال الايميل

محتوى البرنامج التدريبي

أسس وسمات التقارير والمراسلات الإدارية

• طبيعة الاتصالات الإدارية ومفهومها وأنواع الاتصالات.
• التقارير والرسائل وأهميتها في العمل الإداري.
• دور الكتابة الإدارية كوسيلة اتصال فعالة في تبسيط الإجراءات.
• التخصص الإداري في المراسلات والتقارير.
• ثوابت وأسس التقارير الإدارية والفنية.
• خطوات تصميم التقارير والمراسلات الإدارية.
• أدوات التقارير والمهارات الفنية في كتابتها.
• مهارات التلخيص والملخص والخلاصة.

إعداد وصياغة التقارير والمذكرات

• شروط الكتابة الإدارية ( التقارير- الرسائل- المحاضر- المذكرات ).
• مهارات الصياغة اللغوية في إعداد الرسائل والمذكرات.
• إعداد الرسائل والمذكرات والفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية.
• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية.
• تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات.

مهارات التواصل بالكتابة والايميل

• تنظيم الأفكار.
• التعرف على محتوى الرسالة.
• تحليل احتياجات القارئ.
• تنظيم الكتابة لفاعلية أكبر.
• جعل الرسائل قصيرة وبسيطة.
• جذب انتباه قارئك بافتتاحية قوية.
• توفير التفاصيل المطلوبة لدعم كتابتك.
• الشعور بالثقة عند تحضير الوثائق المكتوبة.
• الكتابة والتدقيق من خلال الأسئلة البسيطة التالية:
• القارئ: من هو القارئ؟
• التنظيم: ماذا أريد أن يحدث نتيجة لهذه الوثيقة؟
• القوائم: هل أنا أكرر الكلمات؟ هل أستعمل كلمات مثل أيضاً و التالي و ثم و أخيراً .؟
• العناوين: ماهي المواضيع التي أغطيها؟

شروط ومخرجات الكتابة الادارية

• شروط الشكل الجيد
• شروط المضمون الجيد
• شروط التوافق مع أعمال الاتصالات الإدارية
• شروط التوافق مع أعمال الحفظ شروط الكتابة الإدارية

تنسيق وإعداد القرار الإداري

• تنسيق وإعداد الكتاب الخارجي
• تنسيق وإعداد المذكرة الداخلية
• تنسيق وإعداد التعميم
• إعداد وكتابة الرسائل

مدخل عن التقارير

• أجزاء التقرير
• مراحل إعداد التقرير
• تنسيق التقرير
• تقديم وعرض التقرير

إعداد وكتابة التقارير

• مفهوم وأنواع وثائق الاجتماع
• إعداد نتيجة ومحضر الاجتماع
• إعداد دعوات الاجتماع
• تنسيق وإعداد موضوعات الاجتماع
• إعداد وكتابة وثائق الاجتماعات